FRIS hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van klanten, opdrachtgevers, huurders, verhuurders, beleggers, leveranciers, zakelijke relaties, sollicitanten, websitebezoekers en andere betrokkenen.

Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij deze verwerken, op welke grondslagen dit gebeurt, met wie wij gegevens delen en welke rechten betrokkenen hebben.

FRIS is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

FRIS
Hoogoorddreef 15 (Atlas ArenA – Gebouw Amerika, 7e etage)
1101 BA Amsterdam

KvK-nummer: 33179121

E-mailadres: privacy@fris.nl
Telefoon: +31 (0)20 301 77 00

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovengenoemde contactgegevens.

Afhankelijk van de aard van onze dienstverlening kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam- en contactgegevens;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Bedrijfsnaam en functie;
• Bank- en betaalgegevens;
• Gegevens van huurders, verhuurders, kopers, verkopers en andere betrokkenen bij vastgoedtransacties;
• Gegevens met betrekking tot vastgoedobjecten, huurovereenkomsten en vastgoedportefeuilles;
• Financiële gegevens die noodzakelijk zijn voor vastgoedbeheer, huurincasso en servicekostenafrekeningen;
• Correspondentie en communicatiehistorie;
• Gegevens die worden verstrekt via formulieren op onze website;
• Gegevens over het gebruik van onze diensten;
• Gegevens afkomstig uit openbare registers, waaronder het Kadaster en de Kamer van Koophandel;
• Technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie en apparaatgegevens;
• Identiteits- en legitimatiegegevens indien noodzakelijk voor wettelijke verplichtingen of identificatie.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld.

FRIS verkrijgt persoonsgegevens rechtstreeks van betrokkenen, bijvoorbeeld wanneer zij contact opnemen met FRIS, gebruikmaken van onze dienstverlening of een overeenkomst aangaan.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens afkomstig zijn van:

• Opdrachtgevers;
• Vastgoedeigenaren;
• Beleggers;
• Huurders en verhuurders;
• Makelaars en andere adviseurs;
• Leveranciers en zakelijke relaties;
• Openbare registers, waaronder het Kadaster en de Kamer van Koophandel;
• Overheidsinstanties, voor zover wettelijk toegestaan.

Vastgoedbemiddeling

FRIS verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar werkzaamheden als woning- en bedrijfsmakelaar, waaronder verkoop, aankoop, verhuur en aanhuur van vastgoed.

Gerechtvaardigd belang:
Het efficiënt uitvoeren van vastgoedtransacties, het onderhouden van relaties met opdrachtgevers en marktpartijen en het bevorderen van een zorgvuldige dienstverlening.

Vastgoedbeheer

FRIS verwerkt persoonsgegevens voor het uitvoeren van technisch, commercieel, administratief en financieel vastgoedbeheer namens particuliere en institutionele vastgoedeigenaren.

Gerechtvaardigd belang:
Het effectief beheren van vastgoedobjecten, het onderhouden van contact met huurders, leveranciers en andere betrokken partijen en het beschermen van de belangen van opdrachtgevers en vastgoedeigenaren.

Taxaties

FRIS verwerkt persoonsgegevens voor het uitvoeren van taxaties, vastgoedwaarderingen en aanverwante adviesdiensten.

Waar mogelijk worden persoonsgegevens geanonimiseerd of beperkt verwerkt.

Gerechtvaardigd belang:
Het kunnen uitvoeren van onafhankelijke taxaties, marktanalyses en vastgoedwaarderingen ten behoeve van opdrachtgevers, financiers en andere betrokken partijen.

Verzekeringen

FRIS verwerkt persoonsgegevens voor het adviseren over, bemiddelen bij en beheren van verzekeringen.

Klantcontact en dienstverlening

Wanneer u contact met ons opneemt, een vraag stelt of gebruik maakt van onze dienstverlening, verwerken wij uw gegevens om uw verzoek af te handelen, onze dienstverlening uit te voeren en de kwaliteit daarvan te verbeteren.

Marketing en communicatie

FRIS kan betrokkenen informeren over haar dienstverlening, vastgoedaanbod, marktonderzoeken, publicaties, evenementen en nieuwsberichten.

Voor bestaande zakelijke relaties kan FRIS informatie verstrekken over vergelijkbare diensten en activiteiten. Indien wettelijk vereist wordt vooraf toestemming gevraagd.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in elektronische communicatie of door contact op te nemen met FRIS.

Research & Consultancy

FRIS Research & Consultancy verzamelt en analyseert marktinformatie ten behoeve van marktonderzoek, marktinzichten, rapportages en strategische advisering.

Gerechtvaardigd belang:
Het verzamelen, analyseren en rapporteren van vastgoedmarktinformatie ten behoeve van opdrachtgevers en de verdere professionalisering van de vastgoedmarkt.

Sollicitaties

Wanneer u solliciteert bij FRIS verwerken wij uw persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de sollicitatieprocedure.

In bepaalde gevallen is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden verstrekt om een overeenkomst met FRIS aan te gaan of uit te voeren, of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Indien noodzakelijke persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan FRIS mogelijk haar dienstverlening niet uitvoeren, geen overeenkomst sluiten of niet voldoen aan wettelijke verplichtingen.

FRIS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

FRIS hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• Klant- en opdrachtdossiers: tot 7 jaar na beëindiging van de dienstverlening;
• Vastgoedbeheer- en huurdossiers: tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst, tenzij een langere termijn noodzakelijk is;
• Financiële administratie: 7 jaar;
• Contactverzoeken: maximaal 2 jaar na afhandeling;
• Nieuwsbriefabonnementen: tot uitschrijving;
• Sollicitatiegegevens: 4 weken na afronding van de procedure of maximaal 1 jaar met toestemming;
• Correspondentie: zolang noodzakelijk voor de relatie of dienstverlening.

Indien een langere bewaartermijn noodzakelijk is in verband met juridische procedures, geschillenbeslechting of wettelijke verplichtingen, kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard.

FRIS kan persoonsgegevens delen met:

• Vastgoedeigenaren en beleggers;
• Huurders, verhuurders en leveranciers indien noodzakelijk voor vastgoedbeheer;
• Accountants, advocaten, notarissen en andere professionele adviseurs;
• Verzekeraars en financiële instellingen;
• Leveranciers van vastgoedbeheersoftware;
• CRM- en relatiebeheersystemen;
• Cloud-, hosting- en IT-dienstverleners;
• IT-beveiligings- en communicatiedienstverleners;
• Overheidsinstanties en toezichthouders indien wettelijk verplicht.

Met partijen die persoonsgegevens namens FRIS verwerken worden, indien vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten.

FRIS verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt FRIS ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn overeenkomstig de AVG.

Deze waarborgen kunnen onder meer bestaan uit:

• Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie;
• Standard Contractual Clauses (SCC's);
• Andere wettelijk toegestane beschermingsmechanismen.

FRIS heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Toegangsbeveiliging;
• Logging en monitoring van systemen;
• Beveiligde verbindingen;
• Periodieke controles;
• Contractuele afspraken met leveranciers;
• Bewustwording en training van medewerkers;
• Beleid en procedures voor informatiebeveiliging.

FRIS maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken op haar websites.

Deze worden gebruikt voor:

• Het functioneren van de website;
• Analyse van websitegebruik;
• Verbetering van de gebruikerservaring;
• Marketing- en advertentiedoeleinden;
• Integratie van sociale media.

Meer informatie hierover is opgenomen in het Cookiebeleid van FRIS.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage;
• Recht op rectificatie;
• Recht op verwijdering van gegevens;
• Recht op beperking van verwerking;
• Recht van bezwaar;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• Recht om toestemming in te trekken;
• Recht om niet uitsluitend te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, voor zover van toepassing.

Verzoeken kunnen worden gericht aan:

privacy@fris.nl

FRIS behandelt verzoeken overeenkomstig de wettelijke termijnen.

FRIS neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Indien FRIS in de toekomst gebruikmaakt van dergelijke vormen van geautomatiseerde besluitvorming, zullen betrokkenen hierover worden geïnformeerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen via privacy@fris.nl.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat FRIS persoonsgegevens verwerkt in strijd met de geldende privacywetgeving.

FRIS behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de website van FRIS.

Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.